Ekibim Yok! Nasıl Delege Ederim?

 İş hayatında sıklıkla karşılaştığımız durum; 

* “… işlerim çok, hala üzerine yeni iş veriyorlar…” ya da 

* “… bunaldım artık yetişemiyorum… özel hayatım da kalmadı…”

* “… hayır, işleri delege edeceğim ekibim de yok…”

Bu koşullarda  ya işlerinizi yaparken daha fazla hata yapmaya başlayacaksınız ya da maalesef güncel adıyla “tükenmişlik sendromu’na adım adım yaklaşacaksınız…

Peki, bu süreci daha iyi yönetmenin bir yolu yok mu? Tabii ki var. Aşağıdaki maddeleri dikkatlice okur ve hayatınıza taşırsanız hem daha başarılı olacak hem de çalışmaktan keyif alır hale geleceksiniz.

1. “Yapılacak İşler” listenizi (To Do List) önceliklendirin

İlk olarak üzerinizdeki bir çok işi not defterinize bir liste halinde yazın. Hatta özel işlerinizi de (konsere gidilecek, yemek için Ayşe’yi/Ozan’ı ara vb) ayrı bir şekilde yazın. Sonra bunları önemli ve acil olma derecesine göre önceliklendirin. Bu listenizi iki günde bir kontrol edin ve güncelleyin. Böylece gündeminizi ve zamanınızı siz yönetmeye başlayacaksınız ve bu sizin özgüveninizi yükseltecektir.

2. Teknolojiden etkin bir şekilde yararlanın

E maillerinizi iyi yönetin. Bunun için çalıştığınız kurum izin verdiği ölçüde  Sanebox (sanebox.com ) ; Spark (sparkmailapp.com ) gibi e mail & calender manager programlarından faydalanabilirsiniz. Türkiye’de henüz uygulaması zor olsa da Fancy Hands ( fancyhands.com )gibi özel asistan programları da fikir verebilir. Örneğin, ben notlarımı yıllardır iPad ime indirdiğim Noteshelf uygulaması üzerinde el yazısıyla alıyorum. Konulara göre notlarımı ayrı ayrı dosyalıyor, istediğim zaman geriye dönük notlarımı kolaylıkla bulabiliyorum. Geniş emoji portföyü sayesinde notlarımı eğlenceli ve dikkat çekici hale getiriyorum. Bu bana hem zaman kazandırıyor hem de müthiş bir kolaylık…

3. İş arkadaşlarınızdan “gönüllü” olarak yardım/destek alın

Bazı işler/projeler operasyonel ağırlıklı (veri girişi, telefon görüşmeleri vb)  olabilir. Böyle durumlarda ilişkilerinizi kullanarak iş arkadaşlarınızın gönüllü desteğini alabilirsiniz. Tabii onların ihtiyacı olduğunda da sizin destek veriyor olmanız önemli. 

4. Yöneticinizden daha fazla bütçe isteyin

Yöneticinize “…evet, bu projeyi yaparım ama şunlara, şunlara da ihtiyacım var…” deyin. Her şeyi kendiniz yapmaya kalktığınızda proje yönetimine yeterince odaklanamadığınız için belki projenin başarı şansı azalacak, siz de gereğinden fazla yorularak sağlık ve motivasyon problemi yaşayacaksınız.  Bazı projelerde belirli bir zaman için full time ya da part time eleman desteği çözüm olabilir. Günümüzde bir çok sekreterlik hizmeti de artık servis sağlayıcı şirketlerden alınabiliyor. 

5. “Hayır” kaslarınız! Olumlu bir şekilde “hayır” demeyi öğrenin

Konuşmanızın ya da yazınızın ilk bölümünde “… evet, çok iyi olur…” diyerek başlayın. İkinci bölüm “hayır” bölümü olsun ve burada diğer sorumluluklarınızdan, mevcut iş yükünüzden söz edin. Bir diğer alternatif de “evet, fakat daha sonra…” seçeneği olabilir. 

Bütün bunlar işlerinizi delege edeceğiniz bir ekibiniz olmadığında yöneteceğiniz projeye odaklanmanızı ve başarılı olmanızı sağlayacak yöntemlerdir. Özellikle birinci maddedeki “Yapılacak İşler Listeniz” i ne kadar iyi yönetirseniz diğer maddeleri de daha etkin yönetebilirsiniz. Kuşkusuz bunları bir şekilde “iş yapma tarzı” na dönüştürebilirseniz her koşulda başarıyı yakalayabilirsiniz.